Versicherungswert. Die Kosten für einen Datenverlust können nur grob geschätzt werden, aber Versicherungen nehmen einen Betrag von € 1.000,-- pro MB als Wiederbeschaffungswert an.

Risikoanalyse und -bewertung
Einem Unternehmen muss klar sein, welches Risiko er mit dem zur Verfügung stehenden und verwendeten System der Datensicherung trägt. Fragen wie: Was für negative Kosten würde ein Stromausfall mit sich bringen? Was wären die Konsequenzen bei einem Brand oder Diebstahl von Datenträgern? Wichtig ist daher die Kosten die entstehen können abzuschätzen, wenn ein Sicherungssystem gewählt wird, dass von Umwelteinflüssen oder menschlichen Fehlern abhängig ist. Dann wird auch schnell klar, worin der finanzielle und zeitliche Vorteil beim Backup-System liegt. 

Wiederherstellung bei Totalausfall
In Papierform archivierte Akten sind Umwelteinflüssen oder Sabotageakten schutzlos ausgeliefert. Als Unternehmer tragen Sie die Verantwortung, dass Ihre Archive geschützt und auch nach Jahren noch voll erhalten sind. Das Risiko Akten durch Brände, Hochwasser, Insektenbefall oder auch durch die irrtümliche Vernichtung von falschen Akten zu verlieren, tragen ausschließlich Sie als Unternehmer. Die Möglichkeit zur Wiederherstellung von Daten entscheidet damit im Extremfall über den Untergang eines Unternehmens.

Kostenkontrolle
Durch die Zunahme der Geschäftsunterlagen würde sich der physische Raum den Papierakten benötigen auch negativ auf die Raumsituation auswirken. Mehr Räume für die Aufbewahrung von Aktenordner, verschlingen mehr Budget für Raummiete und Versicherung.

Ausfallszeit. Sie beziffert jene Zeitdauer, die zwischen dem Auftreten des Datenverlustes und der vollständigen Wiederherstellung entsteht. Je nachdem welches Sicherungssystem gewählt wurde nimmt sich diese Zeitspanne unterschiedlich aus. Bei einer täglichen und vollständigen Speicherung ist die Wiederherstellungsdauer und damit die Ausfallszeit am geringsten.