Was muss archiviert werden?

Die Antwort findet sich in der Bundesabgabenordnung: 

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie dazugehörige Arbeitsunterlagen.
• empfangene Handles- und Geschäftsbriefe
• Wiedergabe der abgesandten Handles- und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• sonstige Unterlagen – soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 

Wie lange müssen Emails aufbewahrt werden?

Die Fristen ergeben sich aus dem UGB und der Bundesabgabenordnung:

• Handles- und Geschäftsbriefe sechs Jahre
• alle sonstigen Unterlagen, wie Bücher, Buchungsbeleg und Bilanzen, die mit der Besteuerung des Unternehmens zu tun haben zehn Jahre

Welche Anforderungen werden an eine sichere Email-Archivierung gestellt?

Alle relevanten Dateien müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Der Verband Organisations- und Informationssysteme (www.VOI.de) hat Kriterien entwickelt die bei der Datenarchivierung beachtet werden sollten:

• Daten müssen maschinell auswertbar sein
• Aufzeichnungen müssen vollständig sein und zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden
• Jedes Dokument muss mit seinem Original 1:1 übereinstimmen
• Jede Änderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden
• Möglichkeit zur jederzeitigen Archivierung des organisatorischen und technischen Verfahrens durch einen sachverständigen Dritten

Tipp zum Umgang mit privaten Emails von Dienstnehmern
Die Methode der automatischen Archierung aller ein- und ausgehenden Emails stellt sicher, dass alle Emails auch erhalten bleiben und nicht versehentlich gelöscht werden. Verkehren Ihre Mitarbeiter auch zu privaten Zwecken über Ihr Emailsystem besteht ein Problem mit den Bestimmungen des Datenschutzes und können empfindliche Strafen für das Unternehmen drohen. Aus diesem Grund ist es ratsam den privaten Emailverkehr gänzlich zu untersagen oder die ausschließliche Nutzung von externen Diensten vorzuschreiben.